Als elektronische Rechnungen oder auch
E-Rechnungen werden im Allgemeinen
Rechnungen bezeichnet, die von einem
Unternehmen über elektronische
Übertragungsmittel wie beispielsweise
per Mail übermittelt werden.

Sie beinhalten die gleichen Inhalte und
Rechtsfolgen wie eine gängige Rechnung
im Papierformat.

Es gibt verschiedene Arten von elektronischen
Rechnungen. Einfache elektronische Rechnungen
und E-Rechnungen mit strukturierten Daten.

Das bedeutet, dass die Daten zum Beispiel
durch ein Buchhaltungsprogramm oder eine
Warenwirtschaft ausgelesen werden können.

Unter einfache elektronische Rechnungen fallen alle
Rechnungsformate ohne strukturierte Daten. Dazu
gehören PDF-Dateien oder eingescannte Rechnungen.
Sie werden zumeist für den Versand per Mail genutzt.

Zu den gängigen Formaten gehören die ZUGFeRD-
Rechnung und die XRechnung. Die Abkürzung
ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums
elektronische Rechnung Deutschland“, und dies ist
auch gleichzeitig der Name des Dateiformats, das für E-
Rechnungen ausgelegt und GoBD -konform ist, also alle
Richtlinien der EU erfüllt. Eine XRechnung ist ebenfalls
eine spezifische Form der E-Rechnung.

Sie ist ein XML-basiertes semantisches Datenmodell
und der nationale Standard für die öffentliche
Verwaltung.

Grunsätzlich muss eine E-Rechnung die gleichen
Angaben wie eine manuell erstellte Rechnung in
Papierform enthalten.

In beiden Fällen müssen durch den Unternehmer die
Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts
und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet werden.

Durch E-Rechnungen mit strukturierten Daten wird die
digitale Signatur ersetzt und alle wichtigen Daten sind in
eine XML- oder PDF-Datei eingebettet.

Der Gesetzgeber hat elektronische und klassische
Papierrechnungen gleichgesetzt, sodass sie sich in ihren
inhaltlichen Vorgaben nicht unterscheiden. Außerdem
gilt auch für elektronische Rechnungen eine
Aufbewahrungspflicht. E-Rechnungen haben jedoch
einige grundlegende Vorteile – zu diesen gehören:

-Zeitersparnis: Mit einer guten Rechnungssoftware
erfolgt das Schreiben von Rechnungen online in nur
wenigen Klicks und ist somit deutlich schneller als das
manuelle Erstellen einer Rechnung.
-Kostenersparnis: Durch den elektronischen Versand
von Rechnungen entfallen die Papier- und Portokosten
vollständig.
-Platzersparnis: Zwar müssen auch E-Rechnungen
archiviert werden, jedoch spart die digitale Speicherung
Platz in den Schränken, und das Sortieren und Abheften
von Rechnungen entfallen.
Dies sind nur einige der Vorzüge von elektronischen
Rechnungen. E-Rechnungen sind zudem maßgeblich für
die Vereinfachung der Betriebsprüfung durch die
Formate mit strukturierten Daten und die gewährleisten
stets den Zugriff von Steuerberater und Finanzamt auf
diese Daten.

Die Antwort lautet Ja. Es ist Ihnen zwar grundsätzlich
freigestellt, ob Sie Ihre Rechnungen elektronisch oder in
Papierform versenden, jedoch muss der Empfänger der
elektronischen Rechnung zugestimmt haben.

Das Einverständnis ist allerdings nicht auf ein bestimmtes
Format wie XRechnung oder ZUGFeRD beschränkt, sondern
gilt als generelle Einwilligung für den Rechnungsversand
per Mail.

Eine stillschweigende Billigung ist ebenfalls möglich,
sodass Sie im schlimmsten Fall die Rechnung erneut per
Post schicken müssen, wenn der Kunde den Versand per
Mail im Nachhinein ablehnt.

Elektronische Rechnungen vereinfachen die Abläufe in
der Buchhaltung, und gerade Gründer und
Kleinunternehmer profitieren von der automatisierten
Rechnungserstellung.

Um eine GoBD-konforme und rechtssichere elektronische
Rechnungsverarbeitung zu gewährleisten, empfehlen wir
Ihnen die Verwendung eines Rechnungsprogramms.

Eine Buchhaltungs- oder eine Rechnungssoftware, die
Datenformate wie ZUGFeRD und XRechnung beherrscht,
kann eine erhebliche Erleichterung im
Unternehmensalltag sein.