Rechnungen schreiben: Das müssen Sie beachten
Welche Angaben muss eine Rechnung enthalten & wer muss überhaupt
eine erstellen?
Wir haben alle Informationen für Sie zusammengefasst.
Unternehmer, die zum ersten Mal einen Kundenauftrag ausführen, stehen vor der Frage, wie sie eine Rechnung schreiben
müssen und was es dabei zu beachten gilt.
Im Folgenden erklären wir Ihnen,
wie Sie
erfolgreich Rechnungen verfassen.
Was macht ein gutes Rechnungsprogramm aus?
Nach § 14 des UStG ist eine Rechnung „jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird“. In diesem Paragraph finden Sie zudem alle Pflichtangaben, die Sie beim Schreiben der Rechnung aufnehmen müssen. Dazu gehören:
Rechnungssteller
Firmenname und Adresse
Ihres Unternehmens
Rechnungsempfänger
(Firmen-)Name und Adresse
des Rechnungsempfängers
Steuernummer
Die Angabe der Steuernummer
ist Pflicht
USt.-ID
Die Angabe der
Umsatzsteuer-ID ist Pflicht
Rechnungsnummer
Jede Rechnung benötigt eine
eindeutige & einmalige
Rechnungsnummer
Rechnungsdatum
= Erstellungsdatum der
Rechnung
Leistungszeitraum
Lieferdatum oder Datum der
Erbringung der Dienstleistung
Rechnungspositionen
Artikel/Leistung; Menge;
Einzelpreis netto, MwSt.;
Gesamtpreis pro Rechnungsposition
Rechnungsbetrag netto
Rechnungssumme
ohne MwSt
Mehrwertsteuer gesamt
Summe der Mehrwertsteuer
(19%, 7% usw.)
Rechnungsbetrag brutto
Endbetrag = Rechnungsbetrag netto
+ MwSt. gesamt
Zahlungsfrist
Zeitraum, in dem die Rechnung bezahlt werden muss
Was macht ein gutes Rechnungsprogramm aus?
Neben den Pflichtangaben sollten Sie beim Schreiben Ihrer Rechnung darauf achten, folgende Angaben nicht zu vergessen:
Bankverbindung
Handelsregister-Eintrag
(falls vorhanden)
Telefonnummer, Mail-Adresse
für eventuelle Rückfragen, Website
Außerdem können Sie Ihre Rechnungen durch die Gestaltung mit CI und Firmenfarben aufwerten und so einen professionelleren Eindruck bei Ihren Kunden hinterlassen.
So schreiben Sie
Ihre Rechnung
Sie können Ihre Rechnung manuell in Word oder Excel erstellen. Aufgrund der Berechnungsmöglichkeiten ist Excel grundsätzlich eher für das Schreiben von Rechnungen zu empfehlen als Word.
Sie können zudem Ihre
eigene
Rechnungsvorlage
erstellen oder im
Internet verschiedenste Vorlagen
downloaden.
Eine weitere Möglichkeit ist das Nutzen
einer Rechnungssoftware. Diese bietet
einige Vorteile, da die
Rechnungserstellung und alle weiteren
Prozesse automatisiert werden und Sie
sich einen erheblichen Zeitaufwand
sparen. Auch rechtlich sind Sie
mit einem
Rechnungsprogramm immer auf der
sicheren Seite.
Nutzen Sie unseren Rechnungssoftware-Vergleich, um das passende Programm für Ihr Unternehmen zu finden!
Der Rechnungs-
versand
Sobald Sie Ihre Rechnung geschrieben
haben, können Sie diese auch versenden.
Gemäß § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG müssen
Sie Rechnungen nur an andere
Unternehmen sowie an „juristische
Personen“ schreiben.
Der Zeitraum für den Rechnungsversand
ist mit 6 Monaten recht großzügig
bemessen. Wie die Rechnung verschickt
wird, bleibt Ihnen überlassen:
beispielsweise per Post , E-Mail oder
Fax.
Aus einem Rechnungsprogramm heraus
können Rechnungen
direkt per Mail an
den Kunden
versendet werden.
Der Rechnungs-
versand
Elektronische Rechnungen werden immer beliebter, da der Versand einer PDF-Rechnung zeitsparend und effizient ist. Um eine Rechnung online zu schreiben, empfehlen wir Ihnen die Verwendung eines cloudbasierten Rechnungsprogramms.
Lesen Sie hier mehr über elektronische Rechnungen und ihre Vorteile!
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Falls Sie immer noch unsicher sind, welches Rechnungsprogramm Ihren Anforderungen am besten entspricht, können Sie in unserem detaillierten Gesamtvergleich alle Funktionen dieser und vieler weiterer Anbieter überblicken. Finden Sie jetzt mithilfe unseres Konfigurators in wenigen Schritten Ihre neue Rechnungssoftware!
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