Was können E-Rechnungen? 
E-Rechnungen lösen Rechnungen im Papierformat mehr und mehr ab.
Was Sie über die unterschiedlichen Formate XRechnung und ZUGFeRD wissen sollten, lesen Sie hier.
Dass die klassische Papierrechnung langsam, aber sicher von der elektronischen Rechnung abgelöst wird, ist sicher kein Geheimnis mehr.
Seit 2020 ist beispielsweise die
XRechnung für Behörden zur Pflicht geworden, und
es ist zu erwarten, dass
sich elektronische
Rechnungsformate als Standard
durchsetzen werden.
Was Sie über die unterschiedlichen
Formate XRechnung und ZUGFeRD
wissen sollten, lesen Sie hier.
Was genau sind elektronische
Rechnungen?
Elektronische Rechnungen sind Rechnungen,
die
in einem vorgegeben Format
elektronisch übermittelt werden.
Sie sind mit strukturierten Daten
ausgestattet, sodass sie von elektronischen
Rechnungssystemen ausgelesen und
verarbeitet werden können.
ZUGFeRD und XRechnung gehören zu
ebendiesen Formaten der E-Rechnung. Sie
vereinfachen den Versand und die
Verarbeitung von Rechnungen
grundlegend.
Formatvorgaben für
E-Rechnungen
Rechnungsformate wie XRechnung und ZUGFeRD gehen auf die „Europäische Richtlinie zur Verwendung von elektronischen Rechnungen in öffentlichen Ausschreibungen“ zurück, in der einheitliche Vorgaben für elektronische Rechnungen festgesetzt wurden.
Nach dieser Richtlinie muss eine elektronische Rechnung folgende Kriterien erfüllen:
-
Die Rechnung muss
in einem strukturierten elektronischen
Format ausgestellt, übermittelt
werden. -
Das Format muss die
elektronische
und automatische Verarbeitung
unterstützen.
Ein PDF-Dokument oder eine gescannte Rechnung erfüllen diese Voraussetzungen nicht, sodass diese nicht als E-Rechnung im Sinne dieser Richtlinie anerkannt werden.
XRechnung: Standard
in der öffentlichen
Verwaltung
Die XRechnung ist seit dem 27. November 2020 für Unternehmer, die öffentliche Aufträge für Bundesbehörden erfüllen, als Formatvorgabe für Rechnungen in Höhe von über 1.000 € verpflichtend eingeführt worden.
Dadurch bildet die XRechnung den
offiziellen Datenaustauschstandard
elektronischer Rechnungen mit der
öffentlichen Verwaltung.
Das vereinheitlicht
die XRechnung
Eine XRechnung ist aus technischer Sicht
ein
XML-basiertes semantisches
Datenmodell. Das bedeutet, dass die
Inhalte der Rechnung spezifiziert und die
automatisierte Rechnungsverarbeitung
ermöglicht.
Mit der XRechnung als Standard werden
die
Datenstruktur, Semantik und das
Format der Rechnung vereinheitlicht.
Der Übermittlungsweg wird hierbei nicht
betrachtet.
Da die XRechnung aus
einem XML-
Datensatz besteht, muss sie vom
Rechnungsempfänger durch ein ERP-
System visualisiert
werden.
ZUGFeRD-Rechnung:
Die Alternative zur
XRechnung?
Das Format ZUGFeRD wurde vom „Forum
elektronische Rechnung Deutschland“
(FeRD) entwickelt, um auch kleinen und
mittelständischen Unternehmen
einen
Zugang zu elektronischen
Rechnungsformaten
zu ermöglichen.
Die Abkürzung steht für
„Zentraler User
Guide des Forums elektronische Rechnung
Deutschland“.
Das beinhalteteine
ZUGFeRD-Rechnung
Die ursprüngliche Version 1.0 ist nicht mehr
mit der neuen Norm EN16931 und dem
Standard XRechnung konform, da
das
Format aus einer PDF-Datei mit
eingebettetem XML besteht.
Die aktuelle ZUGFeRD-Version 2.0 behebt
dieses Problem, da die beiden Formate
voneinander getrennt
wurden. ZUGFeRD ist
ein hybrides Rechnungsformat, welches
dem Empfänger die Möglichkeit bietet, die
XML-Datei weiterzuverarbeiten oder die
Rechnung als PDF anzuschauen.
Im Gegensatz zur XRechnung unterstützt ZUGFeRD
alle elektronischen Übermittlungswege. XRechnung
kann
bisher nur als Web-Service genutzt werden.
So erstellen Sie eine XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung
Egal, ob Sie XRechnung oder ZUGFeRD
nutzen möchten oder müssen –
die Zukunft
im Rechnungswesen ist elektronisch.
Daher ist es empfehlenswert, sich frühestmöglich
mit dem Thema E-Rechnungen zu beschäftigen
und auf den elektronischen Rechnungsaustausch
mit XRechnung oder ZUGFeRD umzusteigen.
Doch wie erstellt man eine
ZUGFeRD- oder XRechnung?
XRechnungen mit einer
Rechnungssoftware
erstellen
Grundvoraussetzung für die Übermittlung von elektronischen Rechnungen ist eine Registrierung über die „Zentrale Rechnungseingangsplattform“ des Bundes (ZRE) sowie die Angabe einer Leitweg-ID. Informationen zur Beantragung der Leitweg-ID erhalten Sie über das Zentrale Finanzwesen des Bundes (ZFB).
Wenn Sie sichergehen möchten, dass Ihre elektronischen Rechnungen rechtssicher und fehlerfrei sind, sollten Sie bei der Erstellung von XRechnungen auf eine Rechnungs-software zurückgreifen.
Nach der Registrierung Ihres Unternehmens erfolgt die Rechnungserstellung mit einem guten Rechnungsprogramm in nur wenigen Klicks.
ZUGFeRD-Rechnungen
mit einer Rechnungs-software
erstellen
Für das Erstellen von
ZUGFeRD-
Rechnungen gibt es ebenfalls
keine
spezielle Software.
FeRD gibt die Spezifikationen an
Software-Anbieter weiter, damit diese
ZUGFeRD in ihre Rechnungsprogramme
einbinden können.
Viele Buchhaltungsprogramme bieten
bereits die Möglichkeit
einer ZUGFeRD-
konformen Rechnungserstellung
, sodass
Sie in wenigen Schritten elektronische
Rechnungen erstellen können.
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